עסקים משנים את הנתונים שלהם בכל פרק זמן, את הנתונים יש לגבות מסיבות שונות, הן בשל חוקיות והן בשל יעילות העסק וניתוח היסטורי. כאשר יש לכם נתונים שאתם רוצים לשמור לטווח ארוך, אתם יכולים לחסוך בעליות משאבים על ידי שימוש באחסון ארכיב. אחסון ארכיב עוזר לבניית תוכניות אסטרטגיות ויעילות העסק.
מהו אחסון ארכיב?
אחסון ארכיב הוא מונח המשמש עסקים רבים, אך מעטים יודעים למעשה את הפירוש. ארכיב הוא חומר ארכיוני (מהמילה ארכיון). קיימים שירותי אחסון ארכיב שונים ולא מעט חברות מציעות את השירות המיוחל. השימוש באחסון ארכיב הוא לשימור נתונים בהם אנחנו משתמשים לעיתים רחוקות (אם בכלל) או לעיתים קרובות. היתרון של אחסון ארכיב הוא הנגישות, מדובר על צורה נגישה להתנהלות נכונה של עסק. ניתן לקטלג את המסמכים בצורה מסודרת, לנהל רישומים, עדכוני מקום של כל מסמך ולאתר מסמכים בקלות.
בדרך כלל נהוג לחלק את האחסון לפי שימושים שונים:
- ארכיון ממשל – אלו הם מסמכים בהתאם לרגולטוריות וביקורת של מס הכנסה, מע"מ ויתר התחומים בהם אנחנו נדרשים לנהל רשומות. ארכיונים אלו לרוב יכילו מסמכים, תמונות, אתרים, מדיה על רשתות חברתיות וניתן לחפש אותם בקלות ולשחזר נתונים בהתאם לצורך.
- ארכיון פעיל – זהו ארכיון המשמש אותנו לעיתים רחוקות, אך עדיין נרצה את המסמכים באופן זמין.
- ארכיון נתונים קר – כאן מדובר על אחסון של מסמכים שאנחנו כנראה לא נשתמש בהם, אך עדיין יש סבירות מסוימת שנדרש להציג אותם. לאחסון זה לרוב יהיה זמני אחזור יותר איטיים ובמקרים מסוימים הגישה תהיה מותרת רק לאחר בקשת אישור מהחברה אצלה אתם מאחסנים את הנתונים.
מי צריך אחסון ארכיב?
אחסון ארכיב הוא שירות שניתן לרוב במסגרת ממשלתיות ופחות למגזר העסקי הפרטי. עם זאת, יש עדיין חברות המעניקות שירותים למגזר הפרטי. שירותי אחסון ארכיב מתאימים לכל בעל עסק שרוצה לשמור את הניירת שלו במקום מוסמך ומאובטח ולחסוך במקום לעסק. לדוגמא, משרד רואי חשבון, משרד עורכי דין ועוד עסקים פרטיים שעובדים עם ניירת שיש בה רגישות. השירות הניתן לרוב פועל 24 שעות ביממה והוא כולל הובלת יחידות אחסון, שליפת תיקים והגעה עד לבית הלקוח תוך פרק זמן קצר, שליפה דחופה, ייעוץ והדרכה לפני גניזה, קליטת חומרים, תיעוד, ביעור תיבות, ביצוע פעולות דרך האינטרנט, הפקת דו"חות ועוד.
השירות מתאים לכל עסק הנדרש לאחסן כמות גדולה של ניירת הכוללת מידע עסקי. בדרך כלל מדובר על מסמכים שהעסק כן צריך. כל המידע חייב להיות זמין לבית העסק כדי לנהל את העסק בצורה מקצועית, יעילה ועם שירות אדיב כלפי הלקוח. שמירת המסמכים חוסכת לאותו עסק שטח פיזי רחב, הוצאות עסקיות ולכן, כל בית עסק שעובד עם כמות גדולה של ניירת נדרש בשירותי אחסון ארכיב.
קראו עוד: אחסון מסמכים חשובים
מהן עלויות אחסון ארכיב?
אנחנו יכולים לראות את השירות בתור חברה שבעצם שומרת לנו על מסמכים. אך מדובר על שירות שהוא הרבה מעבר. ניהול אחסון ארכיב דורש מערכות מידע מתקדמות, מערכות הגנה, עלויות אחזקה, כוח אדם ועוד עלויות רבות מצד החברה כדי להעניק לכם את השירות המאובטח ביותר. כאשר עסק מאחסן את המידע שלו אצל חברה חיצונית הוא חייב לוודא שמדובר על חברה מקצועית ומאובטחת שהרי מדובר על מסמכים רגישים שעשויים לכלול מידע רגיש, פרטי לקוחות, פרטי עסק ואחרים. העלויות נקבעות בדרך כלל לפי מנוי חודשי, שנתי ויותר.
העלויות נקבעות בהתאם לחברה, לכן לפני שאתם בוחרים חברה אצלה תאחסנו את המסמכים שלכם, עליכם לוודא מהי מציעה לכם. זכרו, לא תמיד מדובר על מסמכים וירטואליים, אלא על ניירת בפועל ולכן החברה חייבת לשמור על סדר מופתי ולהעניק שירות זמין למציאת המסמכים בכל זמן נדרש. על החברה להחזיק ברשתות אבטחה במקום בו מאוחסנים המסמכים וכמובן לדאוג לביטוח ושכפול של המסמכים לכל מקרה של נזק טבעי.
המחיר נקבע בדרך כלל לא רק בצורה חודשית, אלא גם בהתאם לתכולה הנדרשת – יחידת אחסון. יחידת אחסון סטנדרטית היא יחידה המכילה כ-4 קלסרים גדולים או ארגז בגודל של כ-30 ס"מ וגובה של עד 30 ס"מ. העלויות מתחילות מכ-24 ש"ח עבור יחידה אחת לשנה. אם תרצו לקחת שירותים נוספים כמו שירותי הובלה, המחיר יהיה בהתאם לעלויות המשלוח ובהתאם לאזור בו נמצא העסק.
תנאי חברת אחסון
חשוב לוודא מהם תנאי חברת האחסון. לדוגמא, יש חברות שהמנוי שלהם הוא לשנה אחת. אם אתם לא מודיעים לחברה על המשך פעילות היא עשויה לגרוס את אותם מסמכים. ישנם מסמכים ממשלתיים אותם נצטרך לשמור לתקופה של מינימום 7 שנים ולכן, חשוב להתאים ציפיות עם החברה. בנוסף, יש חברות שיש להם דרישת מינימום לאחסון (בדרך כלל יחידת אחסון אחת). לכן, מלבד לבדיקה מקיפה של אחריות החברה, השירותים הכוללים כמו שכפול וגיבוי, עליכם לוודא מהי האחריות שהחברה מעניקה, מה קורה בתום המנוי ומהן העלויות הכוללות של השירות.
קראו עוד: שירותי גיבוי ואחסון