היפטר מהניירת וייעל את העסק: כל היתרונות של ארכיון דיגיטלי
בעידן הדיגיטלי וככל שהטכנולוגיה הולכת ומתפתחת, הרבה אנשים פרטיים ובעיקר ארגונים ובעלי עסקים מאמצים ארכיון דיגיטלי. אין ספק כי זו הדרך המושלמת להיפטר מערימות של ניירות מיותרים אשר תופסים מקום משמעותי ויוצרים אי סדר, זו גם הדרך הטובה ביותר שתאפשר לכם למצוא מסמכים בצורה קלה, מהירה ונוחה ולא משנה כמה זמן עבר מאז שהפקתם אותם או שהם הונפקו עבורכם.
ארכיון דיגיטלי, נקרא גם ארכיב דיגיטלי, מאפשר לייעל את רמת הסדר בכל ארגון וליצור ארכיון של מסמכים מסודר, מנוהל היטב ואיכותי.
מהו ארכיון דיגיטלי?
ארכיון דיגיטלי הוא אוסף של מסמכים וקבצים מסוגים שונים, המאוחסנים באופן מקוון, ומאפשרים למשתמשים מורשים גישה נוחה וקלה לכל מסמך, מכל מקום ובכל זמן.
ניתן לאחסן בו מגוון רחב של קבצים, ביניהם:
- מסמכים עסקיים: חשבוניות, חוזים, הצעות מחיר ועוד.
- מסמכים רפואיים: תיקים רפואיים, מרשמים, תוצאות בדיקות ועוד.
- תמונות, אודיו וסרטונים: תמונות משפחתיות, חופשות, אירועים עסקיים ועוד.
- מסמכים אישיים: תעודות זהות, רישיונות, תעודות לימוד ועוד.
כיום ניתן למצוא חברות המציעות שירותי הקמת ארכיון דיגיטלי בצורה מדויקת ומקצועית ובהתאם לצרכים העומדים על הפרק. המטרה היא ליצור ארכיב שמציע יצירת מרחב מקוון ונגיש לכל משתמש מורשה, לצד אבטחת מידע ברמה הגבוהה ביותר.
יתרונות השימוש בארכיון דיגיטלי
- חיסכון במקום: אין צורך באחסון פיזי של מסמכים, מה שמשחרר מקום יקר ערך.
- גישה נוחה: ניתן לגשת למסמכים מכל מקום ובכל זמן, באמצעות מחשב, טאבלט או סמארטפון.
- אבטחה: מסמכים דיגיטליים מאובטחים ברמה גבוהה, ומגנים עליהם מפני גניבה או אובדן.
- חיפוש מהיר: ניתן למצוא בקלות מסמכים ספציפיים באמצעות מילות מפתח, תאריכים ועוד.
- שיתוף קל: ניתן לשתף מסמכים בקלות עם אחרים באמצעות דואר אלקטרוני או שירותי ענן.
- שמירה על איכות המסמכים: מסמכים דיגיטליים אינם מתבלים או מתקלקלים כמו מסמכים פיזיים.
- ידידותי לסביבה: הפחתת הצורך בנייר ובדפוס תורמת להגנה על הסביבה.
ארכיון דיגיטלי מאוד נוח למשתמש. כלומר, במקום להתחיל לחפש בערמת מסמכים מסמך כלשהו שאתם צריכים, להיות מתוסכלים מכך שאינכם מוצאים אותו בו ברגע, ועוד מבזבזים על כך זמן יקר, במקום זה אתם פשוט יכולים לגשת לכל מסמך ששמרתם בארכיון הדיגיטלי בהתאם לנושאים או לתאריך או למילת מפתח והכל בצורה קלה, מהירה ונוחה.
אבטחה
יתרון נוסף כרוך באבטחה שהארכיון המדובר מציע. הלקוח בוחר את רמת האבטחה שהוא צריך, כאשר לצד אבטחה גבוהה ניתן להיעזר בשירות ניהול המידע. כל מסמך חדש יכול לעלות על ידי החברה נותנת השירות לארכיב הדיגיטלי. אתם יכולים להיות בטוחים שכל מסמך מסווג שלכם נשמר בצורה הטובה ביותר ואין שום דרך למישהו אחר להגיע אליו והוא מוגן גם מפני נזק פיזי כמו שריפה למשל.
סיכום
בסופו של דבר חשוב שתזכרו שהעולם שלנו הופך לדיגיטלי וכאשר אנשים צריכים מסמך כלשהו, הם רוצים אותו באופן מידי. כמו כן, יש תחומים כאלה ואחרים שבהם המסמכים ממש חייבים להיות מתועדים בצורה דיגיטלית וזאת בכדי להקל על השליחה ובין היתר גם לצורך תיעוד. וארכיון דיגיטלי מציע את האפשרות הזאת ועוד. ניתן לומר שארכיון דיגיטלי הוא פתרון יעיל ומתקדם לניהול מסמכים בעידן הדיגיטלי, הוא מאפשר לכם לחסוך זמן, מקום וכסף, תוך שמירה מירבית על אבטחת המסמכים שלכם.
לפרטים נוספים וייעוץ מקצועי, פנו עוד היום לספקי ארכיון דיגיטלי מובילים בכתובת: https://gmscanning.co.il
