אתם מתבוננים בבית או במשרד שלכם, ומבינים שאתם בבעיה לא פשוטה: יש פשוט יותר מדי פריטים שאתם צריכים למצוא להם פתרון.
בין אם המדובר הוא על מסמכים, קבצים, תמונות, אמצעי מדיה דיגיטליים או כל דבר אחר, אתם רוצים לאחסן אותם לפרק זמן מסוים. כשאין לכם מספיק מקום לכך, או כשאתם רוצים לקבל שירותים משלימים חיוניים, אתם שוקלים בחיוב לפנות לחברות הפועלות בשדה המשחק של אחסון, גניזה וארכיב.
המאמר הנוכחי יציג עבורכם שירות חיוני המוצע על ידי חברות אלה, והוא השאלה של תיבות ומכלי אריזה.
שורה ארוכה של יתרונות
השאלה של תיבות ומכלי אריזה חיונית בלא מעט מצבים, כאשר השירות הזה מציע מספר יתרונות. מטרת העל שלו היא לאפשר ללקוחות לבצע מיון וסידור עצמאי של הפריטים שהם מעוניינים לאחסן, על פי אמות המידה שלהם.
רק הלקוח מכיר הרבה את החומרים שיש ברשותו, יודע מהם הצרכים שלו לגביהם ומה הוא צריך לעשות כדי לאתר אותם בקלות בעת הצורך.
כך יש שבוחרים לארוז את הפריטים על פי הסוג שלהם, על פי תדירות השימוש, בהתאם לתאריך התפוגה וכן הלאה. זו גם הסיבה שאין סידור אחר של פריטים לאריזה ולאחסון אשר דומה לחברו.
השאלת תיבות ומיכלי אריזה ניתנת לפרקי זמן משתנים, כאשר בדרך כלל יהיה צורך במספר ימים כדי להשלים את המשימה. חשוב לבחור במוצרי אחסון שמתאימים באופן מלא לסוג הפריטים המיועד ובעיקר הכמות שלהם.
מצד אחד הרצון הוא לחסוך בתיבות ובמיכלים (מה שיביא בדרך כלל לחיסכון אפשרי בעלויות, מאחר והמחיר לרוב הוא פר פריט אחסון), אבל מצד שני לא להעמיס יותר מדי על כל מוצר אחסון – העמסה שגם עלולה להקשות על מי שמעוניין לדלות פריטים מתוך המיכלים והתיבות בעת הצורך. בהרבה מקרים הפתרון שנבחר הוא איפשהו באמצע, עם מספר תיבות ומיכלים לכל לקוח.
יחד עם הנאמר מעלה, חשוב לזכור שבחירה שפתרונות אריזה עצמאיים אינה הפתרון היחידי המוצע על ידי החברות. חלק מהן לוקחות תפקיד משמעותי בסידור הפריטים, שנעש כמובן יחד עם הלקוח. במקרים האלה הניסיון המקצועי של אנשי החברה עשוי להקל על התהליך, ולהביא לכך שארגון הפריטים ייעשה בצורה הפשוטה ביותר האפשרית. לאנשי החברות יש ידע ממשי לגבי אופני האחסון ושיטת הסידור המתאימה לכל סוג של פריט, כך שהסיוע עשוי להפוך את האחסון עצמו לפשוט ולמסודר יותר.
איך אפשר בלי ההובלה?
לאחר שמוצאים את התיבה ומיכל האריזה המתאימים ביותר לסוג הפריטים שמעוניינים לאחסן, מתקרבים מאד לעבר הגשמת המטרה. אלא שעדיין יש עוד קצת עבודה לעשות – למשל למצוא מקום עבור הפריטים המאוחסנים. בהרבה מקרים בוחרים לתפוס כמה ציפורים במכה אחת, ולהזמין שירותי ארכיב אצל אותן חברות בדיוק.
הפריטים יאוחסנו בארכיב לפרקי זמן משתנים, החל ממספר שבועות ועד למספר שנים, ויאורגנו בהם בצורה שתקל על שליפה שלהם מהארכיב בעת הצורך.
כמובן שחשוב לראות מהי שיטת הסידור של הארכיב הספציפי, ומהן ההתחייבויות של החברה המקצועית לגבי השליפה: שעות הפעילות (ארכיבים רבים זמינים בכל רגע נתון), פרק הזמן המקסימלי שעובר מרגע הבקשה לפריט מידע מסוים ועד לשליפתו וכן הלאה.
בכל מקרה, החדשות הטובות הן שאתם לא צפויים לשלם יותר מדי על השירותים האלה. התחום של שירותי גניזה וארכיב נחשב כיום לתחרותי מאד, כשבשדה המשחק פועלות שחקניות רבות. אפשר לבחור בתכנית שירותים המתאימה כמו כפפה ליד לצרכים הנקודתיים, ומציעה את המענה הרחב ביותר תמורת מחיר סביר.